Quem nunca participou de uma reunião e ficou calado durante o período em que estava por lá, ou aproveitou o tempo para trabalhar em outras demandas, pois não tinha muito a acrescentar ou contribuir? Ou percebeu que a reunião demorou o dobro do tempo e foram surgindo outras demandas que não estavam previstas?

Realizar reuniões nas empresas é um hábito, muitas vezes, não tão saudável assim. É muito comum gestores e colaboradores reclamarem de perda de tempo, foco, e agora, fazendo reuniões on-line, esgotamento mental. Alguns problemas acabam sendo recorrentes e impedem que as reuniões sejam produtivas, são eles: nunca começam e terminam no horário, o excesso de reuniões diárias, as pessoas são convocadas para mais de uma reunião no mesmo horário, não existe foco no resultado e não tem pauta.

Percebemos que muitas pessoas também trabalham em paralelo a reunião, perdendo o foco e a concentração e as vezes, voltando em assuntos que já foram analisados. Mas, como lidar com uma grande quantidade de trabalho e várias reuniões que brotam na agenda ao longo do dia?

Tenho sido procurada por vários executivos que estão desesperados, por que não estão conseguindo entregar o resultado nesse momento de pandemia. Quando começamos a analisar as principais causas, uma delas estava relacionada a grande quantidade de reuniões. Alguns tinham entre 20 e 30 reuniões semanais, ou seja, que horas eles trabalhavam ou resolviam os problemas discutidos na reunião?

Pelo excesso de reunião muitos gestores e colaboradores fazem horas extras e precisam trabalhar após o expediente. De acordo com Tony Schwartz, quanto mais horas trabalhamos, mais tempo ficamos sem a verdadeira renovação, e com isso, existe uma chance maior de falhas e de comportamentos que reduzem a nossa eficácia – falta de paciência, frustração, distração e falta de engajamento.

Isso gera um ciclo vicioso de cansaço e falta de energia, pois será necessário abrir mão do descanso para executar o trabalho que precisa ser entregue. E consequentemente, no outro dia, as pessoas estão cansadas e não conseguem ter energia e concentração para trabalharem.

Vou apresentar o passo a passo de como fazer reuniões mais produtivas e alguns critérios para te ajudar a decidir se é importante participar de uma reunião ou não.

Para que possamos fazer reuniões rápidas e produtivas, precisamos usar o bom senso, ou seja, condução pautada na razão, no equilíbrio e na prudência.

Todas as vezes que desviamos o foco da reunião, ou tratamos de assuntos que não estão listados na pauta, somos convocados de última hora, ou mesmo, estamos trabalhando paralelamente ao invés de contribuir com os resultados, não estamos usando de bom senso.

Existe uma forma excelente de medir o bom senso, essa forma está relacionada ao resultado atingido e o valor gasto na reunião, se essa conta se equilibrar, a reunião foi produtiva.

Compartilho um exemplo:

Adicionar texto alternativo

Quando sou convidada para participar de reuniões estratégicas com Diretores e Presidentes, geralmente entro para a reunião com o custo da hora da reunião. No final, quando dou os feedbacks, sempre faço uma pergunta: Vocês gastaram na reunião o valor de xx (informo o valor) e chegaram ao resultado xx (informo o resultado), está equilibrado? Valeu a pena retirar toda a equipe, fazer a reunião e ter atingido esse resultado?

Geralmente escuto que não valeu a pena, que gastaram muito e o resultado poderia ter sido melhor. Ao fazer as contas, ampliamos a consciência de quanto custa para a empresa e para as pessoas estarem a disposição da reunião e faz com que a equipe seja mais rápida e focada.

Em uma pesquisa desenvolvida na Triad PS, retirado do livro 60 Estratégias para ganhar mais tempo, com 3 mil executivos de grandes empresas brasileiras, eles descobriram que uma empresa perde, a cada 100 funcionários, em torno de 500 mil reais por ano em reuniões.

Como podemos fazer reuniões mais assertivas e focadas no resultado?

Para ajudar as pessoas preparei dois materiais, o check-list e o e-book (link no final do artigo) detalhando passo a passo e algumas estratégias de como conduzir reuniões.

Check-list

Preciso participar de uma reunião?

Caso você receba o convite para participar de uma reunião e não tenha recebido as informações: resultado da reunião, pauta e o que esperam de você, pergunte ao facilitador ou quem convocou a reunião.

Seguem algumas perguntas para ajudá-lo: Qual é o resultado esperado ao final da reunião? O que será discutido para que possamos atingir o resultado? Quais contribuições você espera de mim?

Sem resultado claro, não faz sentido fazer e participar de uma reunião.

Segue um vídeo muito interessante do David Grady, de como escapar de reuniões ruins.

Compartilhe comigo o que você tem feito para fazer reuniões mais produtivas e focadas no resultado!